Comment faire un plan d’action simple, étape par étape

Je ne sais pas si vous connaissez le terme plan d’action, mais si vous avez une entreprise, si vous êtes dans la vente ou si vous êtes dans le milieu universitaire, vous savez que l’organisation est essentielle.

C’est là que ce terme entre en jeu, car un plan de travail est le schéma qui nous permettra d’établir les tâches et de définir qui doit les accomplir et quand.

Quelle que soit la taille de votre entreprise et ce que vous facturez, vous devez disposer d’un programme de travail pour pouvoir mesurer efficacement les actions menées.

Et c’est mon but avec cet article, de vous montrer comment faire un plan d’action simple, qui vous servira peu importe que vous soyez dans le domaine académique ou dans le domaine des affaires.

Qu’est-ce qu’un plan d’action et à quoi sert-il ?

Avant de vous dire comment élaborer un plan d’action, j’ai trouvé utile d’expliquer d’abord ce concept.

Si je devais donner une définition d’un plan d’action, elle serait la suivante :

Un plan d’action est un schéma qui sert de feuille de route pour avoir en un seul endroit tous les buts, processus et tâches qu’une personne ou une équipe de personnes doit accomplir pour atteindre certains objectifs.

Il existe différents types et exemples de plans d’action, mais ils sont généralement appliqués aux affaires, aux ventes et aux études.

Et il sert surtout à connaître à tout moment les tâches à accomplir, quand et par qui.

Objectifs, caractéristiques et structure d’un plan d’action

L’objectif principal d’un plan d’action est de diviser un processus complexe ou important en petites tâches en lui attribuant un délai.

L’idée est simple.

Si nous divisons toutes les tâches à accomplir et que nous leur attribuons un délai, nous pouvons établir de manière plus organisée le temps qu’il faudra pour atteindre notre objectif.

Pour être plus précis, on peut dire que les principales caractéristiques d’un plan d’action sont les suivantes :

  • QUELLES TÂCHES DISTRIBUER : LES ACTIONS
  • QUAND remettre les tâches : TEMPS
  • COMMENT nous atteindrons les objectifs : STRATÉGIE
  • L’endroit où les actions seront réalisées : CANAUX
  • QUI va le faire : RESPONSABILITÉS
  • Combien de ressources seront nécessaires : humaines, technologiques.
  • CE QU’il est prévu d’atteindre (objectifs).
  • COMMENT nous saurons si nous avons atteint les objectifs : KPI

Nous pourrions dire que c’est principalement la structure d’un plan d’action et, en guise d’annotation, préciser également qu’ils ont généralement un horizon temporel d’un an.

Types et formats d’un plan d’action

Il existe différents types et formats de plan de travail, mais les plus courants sont au nombre de quatre :

  • Plan d’action des ventes.
  • Plan d’action pour un projet personnel.
  • Plan d’action d’une entreprise.
  • Plan d’action éducatif.

Voyons en quoi consiste chacun de ces formats :

Plan d’action pour les ventes

Il est très courant que l’équipe commerciale d’une entreprise dispose d’un plan d’action pour chacun des vendeurs.

La coordination est ici essentielle.

Pensez que chaque vendeur a des objectifs de vente spécifiques et des zones à visiter.

Grâce à ce plan, non seulement nous pouvons connaître les tâches de chaque vendeur, mais il nous permettra également de mesurer l’efficacité de la force de vente.

Plan d’action d’une entreprise

Plus l’entreprise est grande, plus les départements sont impliqués dans la réalisation des objectifs.

Il est donc essentiel d’établir un plan d’action pour une entreprise afin que chaque service sache à tout moment ce qu’il doit faire, quelles sont ses responsabilités, ses échéances et à qui il doit rendre des comptes.

Plan d’action pour un projet personnel

De plus en plus de personnes décident de se débrouiller seules et de gagner leur vie en essayant de gagner de l’argent en ligne.

Le problème est qu’ils pensent souvent que c’est plus simple qu’il n’y paraît et que cela demande moins d’efforts qu’avec une entreprise physique.

Laissez-moi vous dire que c’est totalement faux, la plupart du temps la vente en ligne est encore plus difficile que physiquement car nous devons travailler avec beaucoup plus de confiance.

L’organisation et la stratégie deviennent donc des points essentiels pour tout entrepreneur et il est nécessaire que vous sachiez à tout moment ce que vous avez à faire et quand.

Plan d’action éducatif

Sur le plan académique, un programme de travail pour les enseignants et les étudiants est essentiel pour le bon déroulement du cours.

Nous en avons nous-mêmes élaboré un pour les étudiants de notre école de marketing où ils se voient confier différentes tâches et le délai pour les réaliser.

Dans notre cas, nous les élaborons sur une base hebdomadaire, mensuelle et trimestrielle, mais pour garder un ordre plus exhaustif de l’accomplissement de toutes les tâches.

Comment établir un plan d’action par étapes

Et maintenant, nous allons nous y mettre et nous allons voir comment établir un plan d’action étape par étape et toutes les phases dont vous devez tenir compte.

Si vous vous souvenez, nous venons de voir tous les éléments du plan d’action, ce que nous allons faire maintenant, c’est entrer dans chacun de ces points et les voir plus en détail pour que vous n’ayez pas de doutes.

Quel est l’objectif de votre plan d’action ?

Tout dans la vie, et pas seulement dans le marketing, doit commencer par un objectif.

Que voulons-nous réaliser ?

Si nous ne savons pas clairement où nous voulons aller, il sera impossible de déterminer quelles mesures doivent être prises pour y parvenir et vous ne pourrez donc pas mesurer si vous y êtes parvenu.

Et croyez-moi, tout ce qui n’est pas mesuré ne peut être amélioré.

La première étape de la préparation d’un projet de travail consiste à être clair sur ce que vous voulez réaliser.

Mais n’oubliez pas que les différents exemples de plans d’action sont généralement trimestriels ou annuels.

Quel est l’objet du programme de travail ?

Normalement, lorsque nous faisons un rapport, quel qu’il soit, qu’il s’agisse d’un résumé ou d’un plan d’entreprise, etc., nous devons faire une introduction où nous exprimons de manière simple en quoi consiste le plan d’action.

Pensez que votre programme doit être compréhensible par tous les membres de l’organisation, c’est pourquoi vous devez rédiger un document de référence qui le replace dans son contexte.

Quelques conseils pour rédiger l’introduction :

Des choses claires et brèves valent mieux que deux.

Vous devez indiquer clairement quel est votre objectif avec ce plan et exprimer les raisons pour lesquelles vous l’avez créé.

Que voulez-vous résoudre ?

Outre les raisons pour lesquelles vous avez décidé de créer le programme, vous devez également indiquer les principaux problèmes que vous avez l’intention de résoudre.

Qu’avez-vous réalisé auparavant ?

Il est bon de mentionner les plaintes, commentaires, réclamations et données statistiques des programmes de travail précédents et d’indiquer ce que vous avez l’intention d’améliorer.

Quels sont vos buts et objectifs ?

Les buts et objectifs doivent être la boussole qui guide votre plan et doivent refléter ce que vous espérez atteindre avec lui.

Mais avant tout, vous devez être clair sur les principales différences entre les buts et les objectifs.

  • Les buts sont généralement fixés dans un sens plus large. C’est-à-dire ce que vous espérez réaliser dans le futur.

Par exemple, un objectif pourrait être : « Surpasser la concurrence en termes de ventes ».

C’est l’état désiré dans lequel nous voulons être.

  • Les objectifs, quant à eux, tentent de diviser ce but principal en parties qui nous permettront d’atteindre et de mesurer si nous avons atteint ce but.

Maintenant, les objectifs doivent suivre une structure SMART, alors voyons de quoi il s’agit, au cas où vous ne le sauriez pas déjà.

Les objectifs SMART doivent se conformer à la structure suivante :

Réalisable
  • Nous devons nous fixer des objectifs que nous pouvons atteindre, il est donc essentiel de toujours déterminer quelle est l’action souhaitée.
  • Par exemple, il peut s’agir de : augmenter X, diminuer ou réduire X, etc.
Mesurable
  • Pour savoir si nous avons atteint les objectifs, nous devons disposer d’un indicateur qui nous permette de mesurer leur réalisation – le degré de déviation.
  • Par exemple, pour augmenter de 20% X.
  • C’est là que nous fixons notre indicateur.
Spécifique
  • Nous devons également préciser ce que nous voulons atteindre.
  • Suivons le même exemple : augmenter les ventes du produit A de 20%.
Réaliste
  • Il est inutile de fixer un objectif que nous ne pourrons pas atteindre parce qu’il est trop exagéré.
  • Vous devez donc considérer ce que vous savez être ambitieux mais que vous serez en mesure de réaliser.
Avoir une fin
  • Enfin, vous devez également fixer une période de temps pour sa réalisation.

Pour terminer, voici un exemple : Augmenter les ventes du produit A de 20 % dans la région de Valence au cours des 6 prochains mois.

Et de cette façon, nous aurions défini notre structure d’objectifs SMART.

Afin d’avoir plus de clarté sur ces deux concepts, voici un post où je vous montre différents exemples de buts et d’objectifs d’une entreprise.

Quelles ressources avez-vous ?

Ce point est plus important que vous ne le pensez.

Pour vous donner une idée, dans mon secteur, nous commençons souvent à réfléchir à de nombreux types de stratégies marketing, mais lorsque le moment est venu de commencer à les planifier, nous nous rendons compte que nous n’avons pas assez de ressources pour les exécuter.

Nous devons ici tenir compte de la forme du plan d’action dont nous parlons.

Portée du travail

Nous devons tenir compte des ressources matérielles, comme les machines ou les installations que nous allons avoir.

Mais aussi les ressources financières, c’est-à-dire le montant que nous allons pouvoir investir.

Et enfin des ressources au niveau du personnel, pour savoir sur combien de personnes nous allons pouvoir compter.

Domaine académique

Dans le domaine universitaire, le type de ressources est le même mais il faut savoir l’adapter, c’est-à-dire savoir sur combien d’enseignants on peut compter et pour combien d’étudiants.

De combien de matériel disposerons-nous : ordinateurs, tablettes, livres, etc.

Qui seront les responsables ?

L’une des parties d’un plan de travail à laquelle vous devez également accorder suffisamment d’attention est la répartition des tâches.

Le fait d’établir et de définir correctement qui sera responsable de l’exécution de chacune des tâches peut déterminer le succès ou l’échec de tout projet.

Vous devez donc indiquer clairement qui ou qui sera responsable de l’exécution de chaque tâche.

Quelle sera votre stratégie pour atteindre les objectifs ?

Nous arrivons maintenant au point le plus critique du plan d’action, à savoir la définition de la stratégie qui nous permettra d’atteindre nos objectifs et notre but.

N’oubliez pas que lorsque vous établissez votre stratégie, vous devez être conscient des ressources dont vous disposez et du délai d’exécution.

Une stratégie irréaliste qui ne tient pas compte de ces deux éléments sera très difficile à réussir.

Recommandations lors de l’établissement de la stratégie de votre programme de travail

Énumérez toutes les actions qui doivent être réalisées :
  • Segmenter les actions si elles doivent être menées sur une base quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle.
  • Segmenter les actions à mener par chaque responsable.
Établit un calendrier réaliste :
  • Attribuez un temps d’exécution à chacune des tâches.
  • Mesures si elles ont été réalisées dans les délais prévus ou si elles présentent des lacunes.

Enfin, je vous recommande également de laisser une marge de temps pour les situations imprévues.

Même si vous devez établir un plan d’action simple, il est très difficile d’accomplir toutes les actions dans les délais impartis.

Il y a toujours des événements imprévus ou des complications qui doivent être pris en compte.

Obstacles possibles ? Avez-vous un plan d’urgence ?

Ce point est directement lié à la dernière chose que nous avons mentionnée.

Il y aura toujours des obstacles au moment de l’exécution.

Je vous recommande de tenir compte des exemples de plans d’action établis au cours de périodes précédentes et d’analyser les problèmes auxquels vous avez dû faire face.

Vous pouvez ainsi établir une série d’actions qui peuvent atténuer les incidents éventuels et établir un plan d’urgence qui vous permet d’atteindre vos objectifs.

Les objectifs ont-ils été atteints ?

Un bon plan d’action doit également tenir compte du fait que les objectifs souhaités ont été atteints.

L’avantage de bien définir toutes les actions à entreprendre et d’assigner les personnes responsables et la période de temps déterminée est que cela nous permettra d’analyser les éléments pour lesquels nous n’avons pas réalisé ce qui était prévu.

L’analyse de ces données et la collecte du retour d’information de toutes les actions que nous allons entreprendre, c’est en tenir compte lors de l’élaboration des futurs plans de travail pour prendre les mesures appropriées.

Mais si nous ne le mesurons pas, il sera impossible de savoir vraiment si tout a fonctionné comme prévu, c’est pourquoi il est si important de définir la structure des objectifs SMART mentionnée ci-dessus.

Conseils sur la manière d’établir un plan d’action

Enfin, je voudrais vous donner quelques conseils pour la préparation de votre programme de travail.

Bien que nombre d’entre eux vous aient déjà été mentionnés tout au long de l’article, j’ai jugé bon de les rassembler en un seul point afin que vous puissiez mieux les identifier.

  • Fixez TOUJOURS des objectifs SMART afin de pouvoir mesurer les résultats.
  • Analysez en profondeur les ressources dont vous allez disposer.
  • Délimitez très bien les responsabilités et les tâches de chacun.
  • Établissez une marge de déviation en cas d’événements imprévus.
  • Établissez un plan d’urgence au cas où les objectifs ne seraient pas atteints.
  • Mesurez toutes les actions qui ont été menées et leur déviation.

Avez-vous déjà eu à faire un plan d’action ? Qu’avez-vous pensé de l’article ?

J’aimerais également que vous me disiez si vous avez déjà établi un plan d’action et que vous m’écriviez dans les commentaires si vous avez des questions.

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